27, c’est le nombre de jours passés en réunion chez les cadres en 2018, selon le baromètre Wisembly/IFOP de la même année. Pour beaucoup, cela représente plus que le nombre de congés payés dont ils disposent par an, et si l’on en croit des études plus récentes, ce chiffre a encore augmenté après la crise du COVID19.

Si les statistiques foisonnent à ce sujet, c’est que les réunions apportent souvent leur lot de frustrations aux personnes qui y participent : sensation de perdre du temps, manque d’intérêt, impression de n’être pas concerné(e), difficultés à s’exprimer, tensions entre les individus…

En tant que manager, il existe donc un gros enjeu de faire de ces nombreuses heures passées en réunion des moments non seulement utiles, mais aussi qui rassemblent l’équipe autour d’un objectif commun en lui donnant une impulsion positive.

De l’organisation de la réunion à son animation, on vous partage aujourd’hui les clés pour en faire un vecteur d’énergie pour vos collaborateurs (et vous-même !).

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Une bonne réunion est une réunion bien préparée

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Avant même de parler de l’animation de la réunion, il s’agit tout d’abord de mettre en place un cadre propice à l’engagement de chacun(e) des participant(e)s :

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• Bien préparer la réunion en amont, notamment en définissant clairement les attentes et l'ordre du jour. Nous vous recommandons de partager un support à lire au préalable afin de permettre à toutes les personnes qui y participeront d’anticiper les discussions et réflexions à venir. Si cette préparation s'avère trop complexe… c’est peut-être que la réunion n’a finalement pas lieu d’être !
• Sélectionner soigneusement les participant(e)s, comme l'explique Margaux Tancrède, psychologue chez moka.care : "Chaque personne doit avoir une plus-value dans une réunion. Plus il y a de personnes, plus le temps de parole est limité et donc plus le risque de désengagement est grand." Notre conseil : ne conviez à la réunion que les personnes dont vous attendez un apport spécifique à la discussion ; pour les autres, une synthèse écrite envoyée après coup suffit dans la plupart des cas !
• Enfin, le choix de l’heure, de la durée et du lieu compte peut jouer un rôle crucial dans l’énergie que votre équipe tirera de cette réunion. Nous vous conseillons de privilégier une salle dédiée, équipée si besoin (exemple : projecteur pour les slides, micro pour les réunions hybrides), et d’éviter autant que possible les créneaux post-repas, peu propices à la concentration. Par ailleurs, des études montrent que le temps maximum de concentration des cadres en réunion est de 52 minutes, alors ne soyez pas trop ambitieux(se) en terme de durée prévue !

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Les bonnes pratiques pour une réunion énergisante

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Cette fois nous y sommes : votre équipe s’installe, les regards se tournent vers vous… Comment faire de cette réunion un moment dynamique qui donne de l’énergie plus qu’elle n’en prend à ses participant(e)s ?

Voici quelques bonnes pratiques recommandées par notre experte :

• Commencez la réunion par un moment de partage, le fameux “ice-breaker” (littéralement “brise-glace”). Véritable amplificateur de l’énergie du groupe, celui-ci peut consister en un tour de table où chacun(e) partage son humeur du jour ou ses priorités du moment, permettant d’engager les participant(e)s d’une réunion dès ses premières minutes !
• Laissez les écrans en-dehors du champ de vision : une étude de l’Université du Texas montre que la seule présence de notre smartphone nuit à nos capacités de concentration, et cette nuisance augmente proportionnellement à la visibilité de celui-ci. En encourageant votre équipe à laisser leur téléphone hors de leur champ de vision (dans leur poche par exemple) ou à fermer leur ordinateur pendant la réunion, vous optimisez leur disponibilité mentale le plus longtemps possible !
• Pour les réunions récurrentes, réservez un moment aux célébrations de votre équipe (un objectif atteint, la fin d’un projet, un retour positif d’un client…). Cultiver cette habitude, par exemple en commençant chaque réunion par “la minute célébration”, permet de renforcer la sécurité psychologique et la reconnaissance ressentie par vos collaborateurs en valorisant leurs victoires, qu’elles soient petites ou grandes.
• Durant la réunion, soyez conscient(e) des dynamiques de groupe pour les rééquilibrer et renforcer le sentiment d’appartenance chez vos collaborateurs — d’autant plus lorsqu’il s’agit d’une réunion hybride. Certaines personnalités peuvent avoir tendance à monopoliser la parole tandis que d’autres éprouvent des difficultés à exprimer leurs idées (49% des cadres selon le baromètre mentionné plus haut). Pour permettre à chacun(e) de s’exprimer, vous pouvez par exemple poser la question “est-ce que d’autres personnes souhaitent partager leur avis ?”. Si les dynamiques persistent et affectent l’énergie du groupe, nous vous conseillons d’aborder le sujet individuellement avec les personnes concernées.
• Lorsque c’est possible, pourquoi ne pas varier les formats de réunion ? Par exemple, la technique du “stand-up meeting” (faire la réunion debout) — même pour une partie de la réunion seulement — permet de ré-énergiser ses participant(e)s et de remobiliser leur engagement.

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Lâcher prise sur l’énergie du groupe

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En définitive, bien que ces bonnes pratiques permettent de contribuer à rendre une réunion énergisante, il est essentiel de garder à l'esprit qu’aussi préparée soit-elle, l’énergie dépendra de l’état mental et physique des participants, comme l’explique Margaux Tancrède : "En tant que manager, on a une certaine zone d'influence mais il y existe des paramètres qu'on ne maîtrise pas : chaque être humain peut avoir des moments où l’énergie se fait rare, y compris le ou la manager ! C'est ce qui fait partie de ces moments d'échange, et essayer de trop contrôler peut endommager la sécurité psychologique."

En effet, le phénomène de contagion émotionnelle implique que le niveau d'énergie individuel de chaque participant(e) impactera inévitablement la dynamique collective.

Plutôt que de chercher à tout contrôler, nous vous conseillons de rester vigilant(e) aux changements d'humeur de votre équipe, et notamment à leur évolution sur le moyen ou long terme.

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